RODO

Broszura informacyjna RODO

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/56/WE (dalej jako „RODO”), przedstawiamy Państwu informacje dotyczące zakresu i zasad przetwarzania Państwa danych osobowych, a także o przysługujących Państwu prawach związanych z ochroną danych osobowych.

[Administrator danych osobowych]

Administratorem Państwa danych osobowych jest Glen Dimplex Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (Obornicka 233, 60-650 Poznań), zwana dalej jako Glen Dimplex Polska.

[Cele i czas przetwarzania danych osobowych]

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w związku z prowadzoną przez Glen Dimplex Polska działalnością gospodarczą, w szczególności w celu:

  1. Zawierania i wykonywania umów przez Glen Dimplex Polska, w tym w szczególności umożliwienia klientom/kontrahentom prowadzenia korespondencji e-mail z Glen Dimplex Polska oraz umożliwienia klientom/kontrahentom kontaktu telefonicznego z Administratorem, a także umożliwienia Administratorowi kontaktu z klientami i kontrahentami lub ich przedstawicielami (w przypadku kierowania do Administratora za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej korespondencji niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub inną zawartą z nim umową, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja). Przetwarzanie danych osobowych wynika z potrzeby kontaktu z pracownikami /współpracownikami klientów i kontrahentów w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji.

Czas przetwarzania danych: przez okres obowiązywania umowy zawartej z klientem/kontrahentem oraz okres przedawnienia roszczeń z niej wynikających.

  1. Przeprowadzenia procesu reklamacyjnego, w tym rozpoznawania skarg, wniosków i reklamacji (z tytułu gwarancji/rękojmi) w toku którego Glen Dimplex Polska kontaktuje się z osobami zgłaszającymi skargę, wniosek lub reklamację, a także klientami i kontrahentami lub ich przedstawicielami. Przetwarzanie danych osobowych wynika z potrzeby kontaktu z pracownikami /współpracownikami klientów i kontrahentów w związku z działaniami podjętymi w celu rozpatrywania powyżej wskazanych skarg, wniosków i reklamacji.

Czas przetwarzania danych: przez okres 12 miesięcy po terminie upływu gwarancji/rękojmi lub do czasu rozliczenia reklamacji

  1. Wysyłania newslettera. Przetwarzanie danych w tym zakresie ma na celu prowadzenie przez Glen Dimplex Polska działalności marketingowej.

Czas przetwarzania danych: przez okres obowiązywania zgody klienta/kontrahenta na otrzymywanie newslettera.

  1. Wysyłania informacji marketingowych, które mogą Państwa interesować (w tym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej). Przetwarzanie danych w tym zakresie ma na celu prowadzenie przez Glen Dimplex Polska działalności marketingowej.

Czas przetwarzania danych: przez okres obowiązywania zgody klienta/kontrahenta na otrzymywanie informacji marketingowych lub do czasu wniesienia przez klienta/kontrahenta sprzeciwu w tym zakresie. W przypadku prowadzenia marketingu z wykorzystaniem numeru telefonu lub adresu e-mail Administrator każdorazowo uzyska zgodę na taki kanał komunikacji.

  1. Skontaktowania się i udzielenia odpowiedzi na zapytanie w formularzu kontaktowym.

Czas przetwarzania danych: przez czas niezbędny do wyjaśnienia kwestii zawartych przez klienta/kontrahenta w formularzu kontaktowym.

  1. Dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

Czas przetwarzania danych: przez okres obowiązywania umowy i czas niezbędny do prawomocnego jej zakończenia przez co rozumie się też okres prowadzenia postępowań egzekucyjnych i zabezpieczających

  1. Archiwizowania dokumentów.

Czas przetwarzania danych: przez wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

  1. Prowadzenia rekrutacji.

Czas przetwarzania danych: do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku zgody wyrażonej na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok.

  1. Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami.

Czas przetwarzania danych: zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przechowujemy przez 50 lub 10 lat. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika jest stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, przy czym w odniesieniu do tych spośród wyżej wymienionych pracowników, co do których pracodawca złoży raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, okres przechowywania dokumentacji oraz akt ulega skróceniu do 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym niniejszy raport został złożony. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy, Administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. Umowy cywilnoprawne będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń.

[Odbiorcy danych]

Państwa dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Dostęp do danych na podstawie stosownych umów mogą posiadać także:

  1. serwisanci zewnętrzni, z którymi Glen Dimplex Polska zawarł umowę o współpracy w zakresie obsługi reklamacji;
  2. pracownicy Glen Dimplex Polska,
  3. podmioty zajmujące się likwidacją szkód majątkowych, z którymi Glen Dimplex Polska zawarł umowę o współpracy w zakresie likwidacji szkód będących skutkiem wad produktów Glen Dimplex Polska;
  4. podmioty współpracujące z Glen Dimplex Polska w zakresie ciążących na Glen Dimplex Polska obowiązków prawnych (kancelarie prawne) oraz dostawcy infrastruktury.

[Podstawy przetwarzania]

Podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych są w szczególności:

  1. art. 6 ust. 1 lit. a RODO – podstawą przetwarzania są obowiązujące przepisy, w szczególności ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i prawo telekomunikacyjne,
  2. art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podstawą przetwarzania jest niezbędność danych osobowych do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, w szczególności w celu realizacji procesu reklamacji, rozpoznawania wniosków i skarg,
  3. art. 6 ust. 1 lit. c RODO – podstawą przetwarzania są obowiązujące przepisy prawa, w tym w szczególności Kodeks Cywilny – w zakresie dotyczącym zarządzania zasobami ludzkimi, prowadzenia rekrutacji,
  4. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – podstawą przetwarzania danych osobowych jest uzasadniony interes Administratora jakim jest dochodzenie oraz obrona przed roszczeniami, przetwarzania plików cookies, prowadzenia działań marketingowych.

[Prawa z zakresu ochrony danych osobowych]

Mają Państwo prawo do:

  1. żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania;
  2. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych oraz przenoszenia ich na warunkach wynikających z przepisów prawa i uzgodnionych z Glen Dimplex Polska;
  3. cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
  4. wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych.

[Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji]

Glen Dimplex Polska nie dokonuje decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie dokonuje profilowania danych osobowych.

[Obowiązek podania danych osobowych]

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże konieczne w celu realizacji wykonania spoczywających na Glen Dimplex Polska obowiązków prawnych, w tym realizacji procesu reklamacji w celu realizacji umowy gwarancji.

[Przekazywanie danych osobowych do EOG]

Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej jako „EOG”). Mając jednak na uwadze świadczenie usług przez podwykonawców Glen Dimplex Polska przy realizacji wsparcia dla usług teleinformatycznych oraz infrastruktury IT, Glen Dimplex Polska może zlecać wykonywanie określonych czynności bądź zadań informatycznych uznanym podwykonawcom działającym poza EOG, co może powodować przekazanie Twoich danych poza EOG. Państwa odbiorców spoza EOG zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zgodny ze standardami EOG.

[Punkt kontaktowy]

Wszelkie zapytania oraz oświadczenia w zakresie ww. praw należy kierować na adres siedziby Glen Dimplex Polska tj. ul. Obornicka 233, 60-650 Poznań lub na adres email: office@dimplex.pl